文/王怀东

我们在实施和使用ERP时，有一项重要工作，就是要定好编码的编制规则，比如对客户、产品、物料、供应商等等，这些都要有事先编好的编码，另外，对单据编号也往往要求有一定的编号原则。但是，编码问题总是成为我们使用系统中的一个大问题。那么，我们该如何去制定编码规则，从而让ERP系统在实际使用中不被编码问题所困扰呢？今天我们就来看看如何管理物料编码。

 

在手工管理的时代，编制编码的原则常常采用有意义编码法，这个是可以理解的。因为手工能处理的数据量是无法和ERP系统相比的，我们这时采用有意义编码法，可以通过编码就能了解它所代表的含义，帮助我们更容易查询、汇总和统计相关的数据。比如在客户编码中使用一位英文字母来代表地区，用N代表北方区、S代表南方区等等。当我们将客户XX化工厂的代号编为S1234，只要看到S1234的客户代码，就立即可以知道这是在南方地区的客户。但是，这种编码方法也有其局限性。如果XX化工厂从南方搬到北方，就会发生困扰。如果将代码改为N1234，会造成前后数据的不一致，但又不可能将以往的历史数据全部更新；如果为了保持数据的一致性而不改变原来的代码，则又破坏了编码的原则，同样会被数据的处理所困扰。

 

那当我们实施并使用了ERP系统以后，还需要按有意义编码法来进行编码编制吗？根本不需要了，我们可以将编码中可能会变动的属性都拿掉，另外以各种特码来表达这些属性。让系统根据代码对应的特码来做分类、处理、汇总，十分方便，更保持了编码与系统的长期稳定性。当ERP系统运行到一定阶段以后，我们可以很容易地在系统中直接查到各类需要的物料编码，不需要人工记忆太多的编码，这个时候再采用有意义编码法的意义就不大了。

 

下面我们来看下物料编码编制的一些基本原则。

 

一、我们在制定物料编码规则时，有三个基本原则。

 

1.不要用汉字。

2.不要用特殊字符，除了9个阿拉伯数字和26个字母，最好不要用特殊字符，这样可以加快输入速度，也不容易输错。

3.物料编码越短越好。

 

二、物料编码通用规则：大类+中类+小类+流水号+特码

 

1.分类编码的长度，也就是确定大类、中类、小类以及流水号各几位。在确定物料编码位数的时候，一定要考虑扩展的需要。比如现在可能只有7个大类，但是将来很快就会超过9个，所以大类最好用2位表示。

2.分类编码建议全部用数字。就像身份证以及银行卡号一样，因为有些数字与字母容易混淆，而且数字的输入速度比较快。另外用数字表示，将来修改编码名字的时候比较方便。比如现在用BZ代表包装，将来如果把这个分类改成别的名字就不方便，而如果用数字，就只要在编码规则文件上修改一下就可以了。

 

三、物料编码的其它注意事项

 

1.物料编码的长度最好相等，看起来比较整齐，将来输入编码的时候，如果少了一位，一下子就能看出来。

2.对于两个原材料或者半成品的“唯一区别”，可在编码后面加上特码解决。比如两个物料，除了来自于不同的供应商，其它都一样，或者其它都一样，只是颜色不一样，对于类似情况，可以在编码的后面加上一位或者两位特码来区别。

3.不管是多么相近的两个物料，只要在客户眼中有区别，就需要对它们采用不同的编码和说明。

4.对于产品来说，把客户个性化工作尽量留到接单后去做，不要在编码上去区别。

5.设置“其它”类。

 

特别注意：不要把物料的具体属性放到编码里面。

 

比如长度、宽度、高度、厚度、体积、直径、材质、颜色等等，如果把这些属性放到物料编码里面，会带来很多使用上的麻烦。

 

因为物料的属性是有可能改变的，而物料编码是不能随意修改的，所以如果把一些具体属性放到编码里面，将来一旦属性有变化，如果沿用旧的编码，就容易造成识别上的误解，看起来也特别别扭。如果属性改变以后新建一个物料主文件，麻烦就更多。因为增加一个物料主文件，很多相关的主文件都要重建，比如物料/仓库主文件、货位主文件，以及物料清单主文件等等，导致工作量非常大，所以把物料的具体属性放在物料说明里面比较好，因为物料说明是允许修改的，这样用起来就比较灵活。

 

我们在往ERP系统里面输入物料编码的时候，还要避免三个问题：

 

1.避免一码多物。

2.避免一物多码。如果有两个部门处理同一个物料，就容易导致重复编码。

3.避免有物无码。只要一个物料有出入库业务，就必须要对其进行编码。

 

我们在ERP系统中，如果遵循了上面的原则，避免了上面的问题，那物料编码管理则不再是困扰我们的问题。

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